Format obsługiwanego papieru

W zastosowaniu biurowym wykorzystywane są głównie dwa kluczowe formaty papieru: A3 i A4.

Urządzenia, które mają obsługę papieru A3 obsługują również mniejsze formaty A4, A5 i A6 (dla niektórych urządzeń minimalny rozmiar to A5), tak samo jest z urządzeniami A4, one także obsługują formaty mniejsze.

Urządzenia A3 często są wybierane z powodu niższych kosztów eksploatacji, jednak nie zawsze jest to do końca uzasadnione. Obecnie koszty eksploatacji niektórych urządzeń A3 i A4 są zbliżone i w przypadku małego środowiska biurowego nie mają większego znaczenia.

Naszym klientom polecamy dokładnie sprawdzić zapotrzebowanie na druk w formacie A3, nie zawsze jest on niezbędny w środowisku biurowym.

Miesięczna obciążalność

Każde z urządzeń ma określone przez producenta trzy typy miesięcznych nakładów wykonywanych wydruków i/lub kopii:

• średnie (average) - oznacza standardową obciążalnycie materialów jest optymalne
   
• maksymalne (maximum) - oznacza obciążalność przy której wymagane są częstsze przeglądu, a żywotność materiałów jest krótsza (np. z powodu częstszego i dłuższego nagrzewania elementów grzejnych)
   
• graniczna (duty) - oznacza obciążalność, której przekroczenie grozi poważnym uszkodzeniem urządzenia
  
  

Często w specyfikacjach produktu podawana jest niestety informacja o graniczna obciążalność, co wprowadza w błąd użytkowników i powoduje niewłaściwy dobór urządzenia do wymagań środowiska pracy.

Dlatego w celu doboru właściwego urządzenia do odpowiedniego nakładu miesięcznego polecamy przede wszystkim kontakt z doradcą (szkolenia w tym zakresie plus doświadczenie pomagają w trafnym określeniu właściwego urządzenia).

Najprostszy sposób aby ocenić miesięczne nakłady druku to sprawdzenie ile firma zużywa papieru. Często wystarczy sięgnąć po ostatnią fakturę zakupową by w prosty sposób obliczyć na jak długo wystarczył zapas papieru.

Przyjmuje się, że niewielkie biuro (2-4 stanowiska) generuje ok. 2 500 dokumentów. Oczywiście zależy to również od specyfiki środowiska pracy.

Funkcjonalność

W przypadku urządzeń mniejszych formatów funkcjonalność jest najczęściej podobna - kopiarka, drukarka, skaner i/lub faks. Czasem w wyposażeniu znajdziemy podajnik dokumentów (automatyczny podajnik oryginałów), interfejs sieciowy (urządzenie może pracować w sieci komputerowej) lub dupleks, który umożliwia druk dwustronny.

Urządzenia większe, formatu A3, mają większą dowolność w doborze wyposażenia. Możemy często zdecydować co ma posiadać dane urządzenie, a co jest nam niepotrzebne.

Jednak i tu wkroczyła pewna standaryzacja, coraz więcej urządzeń ma fabrycznie wbudowany dupleks, czy też posiada zainstalowaną kartę sieciową.

Oczywiście nadal możemy konstruować kopiarkę decydując o jej cenie. I tak z najbardziej popularnych opcji mamy możliwość wyboru (oczywiście nie we wszystkich modelach kopiarek):

• automatycznego podajnika dokumentów
  lub pokrywy szyby
   
• opcji drukarki i skanera
   
• opcji faksu
   
• opcji karty bezprzewodowej
   
• opcji serwera dokumentów - umożliwia przechowywanie dokumentów najczęstszego użytku na urządzeniu w celu szybkiego oddruku.
   
• dodatkowych kaset na papier
   
• dodatkowego banku papieru - kaseta wysokiego składowania papieru (najczęściej na 1500-2500 arkuszy dostępna tylko w niektórych modelach).
  
   
• opcji finiszera - w zależności od rodzaju sortowanie, zszywanie, dziurkowanie, składanie) - należy pamiętać, ze każde urządzenie cyfrowe umożliwia sortowanie dokumentów elektronicznie bez udziału finiszera.
   
• opcji szyfrowania lub nadpisywania danych na dysku twardym

Podczas doboru urządzenia warto zastanowić się nad rzeczywistą potrzebą określonej funkcjonalności, ponieważ każda dodatkowa opcja może w znaczący sposób wpłynąć na koszt całego urządzenia.

Koszty eksploatacji

Wielu przyszłych użytkowników urządzeń formatu A3 nie zdaje sobie sprawy, że muszą się liczyć z większą ilością kosztów przy obsłudze takiego urządzenia. W urządzeniu znajdują się materiały eksploatacyjne, które mają określoną przez producenta żywotność.

Koszty, które znajdują się poza gwarancją to:

• przegląd gwarancyjny - wykonywany najczęściej co 3 miesiące lub co określony limit kopii/wydruków.
   
• toner
   
• wymiana modułu bębna - o ile nie znajduje się w module tonera, najczęściej jednak występuje osobno.
   
• wymiana zespołu wywoływania obrazu
   
• wymiana zespołu utrwalania
   
• wymiana rolek i separatorów 

Wbrew pozorom, mimo szeregu ww. kosztów, urządzenia A3 są często tańsze w utrzymaniu niż ich mniejsze odpowiedniki.

Należy pamiętać, że w przypadku dużych obciążeń urządzeń A4, powyższe koszty również się pojawią. Jednak najczęściej obciążalność urządzeń jest na tyle mała, że w okresie gwarancji koszty dodatkowe, oprócz wymiany tonera, nie występują.

W przypadku urządzeń A3 i A4 jest możliwe podpisanie umowy serwisowej z gwarantem, która umożliwia stałą odpłatność za wykonany wydruk i kopię, co pozwala na uniknięcie niespodziewanych kosztów związanych z obsługą gwarancyjną.

Koszt kopii w umowie serwisowej pozwoli nam w łatwy sposób rozpoznać które urządzenie jest tańsze w eksploatacji. Wbrew pozorom tutaj każdy grosz może mieć znaczenie, wystarczy przemnożyć go przez nakład miesięczny, by zauważyć, że kwoty w niektórych przypadkach mogą mieć znaczący wpływ na budżet firmy.

Gwarancja

Urządzenia A3 mają znacznie dłuższą gwarancje niż urządzenia A4. Najczęstsza spotykana gwarancja to 60 miesięcy, należy jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych szczegółów:

• gwarancyjny limit kopii - Każda kopiarka ma określoną przez producenta żywotność opisaną liczbą możliwych do wykonania kopii. Warto porównać gwarancję z konkurencyjnym urządzeniem podobnej klasy!
   
• częstotliwość przeglądów - nie powinna być krótsza niż 3 miesiące (w określonych przypadkach może ulec skróceniu, np. praca ciągła). Częstotliwość określana jest również przez miesięczny limit kopii, który dopasowany jest do odpowiedniej klasy urządzenia.
   
• czas reakcji - jeśli serwis znajduje się w odległej lokalizacji, to powinien zapewnić szybką obsługę gwarancyjną. Serwisy autoryzowane korzystają z sieci dealerskiej danego producenta i są w stanie zapewnić gwarancję na terenie całego kraju.
   
• renoma serwisu - warto zwrócić uwagę, czy serwis jest autoryzowany, ponieważ musi on spełniać szereg wymogów producenta. Renomowany serwis będzie posiadał odpowiednie referencje i certyfikaty potwierdzające autoryzację. Należy pamiętać, że częsta wadliwa praca urządzenia może wynikać z braku odpowiednich kompetencji serwisantów. 

Liczby mówią same za siebie

Większość firm nie zwraca uwagi na koszty związane z eksploatacją wielu urządzeń. Często spotykamy się z rozbudowanymi środowiskami biurowymi, gdzie każdy z użytkowników MUSI posiadać na biurku urządzenie drukujące. Jako element obrony tego stanu rzeczy podaje się często ergonomię pracy, wygodę, bezpieczeństwo, a czasem koszty.

Czy na pewno utrzymanie wielu małych urządzeń jest tańsze niż utrzymanie jednego lub kilku większych urządzeń?
Sprawdźmy w poniższej kalkulacji.

Założenie:

Wydruk 30 000 stron w ciągu roku na oryginalnych materiałach eksploatacyjnych na urządzeniach czołowych dystrybutorów w Polsce, w trzech grupach roboczych (mała M, średnia S, duża D). Materiały eksploatacyjne o maksymalnych wydajnościach. Koszt 1 kW energii przyjmujemy jako 0,40 PLN netto.

Wnioski:

•  koszt utrzymania urządzeń najmniejszych jest najdroższy, ponadto takie urządzenia po wydrukowaniu założonej przez nas ilości stron prawdopodobnie będą nadawać się jedynie do utylizacji. A założyliśmy przecież stosunkowo niewielkie obciążenie - 2500 stron miesięcznie.
  
  W przypadku drukarek założyliśmy tylko i wyłącznie koszt tonera, bez ujmowania dodatkowych kosztów, które w miarę eksploatacji urządzeń zaczną się pojawiać. Koszt eksploatacji mniejszych urządzeń drukujących będzie jeszcze wyższy. W przypadku urządzeń z segmentu kopiarek kalkulacja dotyczy całkowitej obsługi urządzenia.
   
• koszty poboru prądu nie mają znacznego wpływu na koszty eksploatacji urządzenia. Są one zbliżone w przypadku używania zarówno urządzeń małych i dużych.
  
  
• w przypadku dużych obciążeń warto rozważyć żywotność urządzenia. Ostatnia kolumna wskazuje na stopień zużycia urządzeń. Łatwo można zauważyć założone obciążenie było znikome dla urządzeń z dużej grupy roboczej i dla kopiarki z średniej grupy roboczej. Te urządzenia są konstrukcyjnie przygotowane do dużych obciążeń i mają bardzo długą żywotność (od 300 tys. po nawet 9 mln kopii/wydruków).
  
  
  

Na koniec proponujemy odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

Czy koszty związane z późniejszą eksploatacją urządzeń, są ważne w Twojej firmie ?

Czy przekonaliśmy Cię do tego, by urządzenie dobierać w zależności od określonego środowiska biurowego ?

Czy w takim razie uważasz, że wybór urządzenia warto skonsultować z naszym doradcą ?

Prosimy o przygotowanie dodatkowych pytań, do których skłonił powyższy artykuł. Będziemi mieli przyjemność na nie odpowiedzieć przy najbliższej rozmowie. 

Zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami  

       801 011 773    

doradca@xline.pl